1. CONSIDERACIONES GENERALES

De acuerdo con lo establecido en la Ley 1581 de 2012, toda persona natural o jurídica del ámbito público o privado que realice el Tratamiento de Datos Personales, ya sea como Responsable o Encargado – según se define más adelante –, se encuentra en la obligación de ajustar sus actividades, de manera que dé cumplimiento a los postulados de la normatividad vigente en materia de Protección de Datos Personales que le resulte aplicable.

En tal virtud el Notario 62 del círculo de Bogotá (en adelante “Notario”), persona natural que por expresa designación del estado Colombiano se encarga de prestar el servicio de notariado, teniendo, en tal sentido, la capacidad de dar fe pública sobre actos y documentos que conoce en ejercicio de sus funciones, a lo que se suma que para el desarrollo de sus actividades presenta diferentes tipos de relaciones con funcionarios, colaboradores, proveedores, así como terceros que le prestan sus servicios, se hace destinatario de las normas de Protección de Datos Personales.

Es precisamente que, con el fin de dar cumplimiento a las normas vigentes en la materia, el Notario ha dispuesto la elaboración, adopción y puesta en práctica de la presente Política de Privacidad de obligatorio cumplimiento en cualquier actividad que realice e involucre el tratamiento de Datos Personales, a través de la cual busca socializar sus adecuadas prácticas en la protección de la información a todos a aquellos que se encuentren interesados y dar conocer su compromiso con el respeto de los derechos de sus usuarios, empleados y terceros en general.

  1. OBLIGATORIEDAD

Esta política es de obligatorio y estricto cumplimiento por parte del Notario, los funcionarios de la Notaria, los proveedores y terceros que prestan sus servicios al Notario.

  1. DEFINICIONES GENERALES
  •     Archivo: Conjunto de documentos acumulados en el desarrollo de los procesos adelantados por el Notario en el transcurso de su gestión.
  •     Autorización. Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales.
  •     Aviso de privacidad. Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable del Tratamiento, dirigida al Titular para el tratamiento de sus Datos Personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las Políticas de Tratamiento de información que le son aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los Datos Personales.
  •        El aviso de privacidad sólo será utilizado en caso de no tener a disposición del público la Política de Privacidad implementada por el
  •  Notario correspondiente.
  • Base de Datos. Conjunto organizado de Datos Personales que es objeto de Tratamiento.
  • Código general de tratamiento de datos personales: Documento mediante el cual se presentan pautas generales frente al tratamiento de datos personales en los procesos particulares del Notario como Responsable o encargado del Tratamiento.
  • Dato Personal. Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
  • Dato Personal Público. Dato que no es ni semi-privado, ni privado, ni sensible, y que por su naturaleza puede estar contenido en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
  • Son considerados como datos públicos, entre otros, los datos relativos al registro civil de las personas, a su profesión u oficio, y a su calidad         de comerciante o de servidor público.
  • Dato Personal Privado. Dato que es solo relevante para su titular.
  •     Dato Personal Semiprivado: Dato cuyo conocimiento o divulgación puede interesar a la persona titular de la información y a un cierto sector o grupo de personas como lo puede ser el dato financiero y crediticio que cuenta con un tratamiento especial en la Ley 1266 de 2008 (Ley de Habeas Data).
  •     Dato Personal Sensible: Dato que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tal como aquel que revele el origen racial o étnico; la orientación política; las convicciones religiosas o filosóficas; la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garantice los derechos y garantías de partidos políticos de oposición; los datos relativos a la salud, a la vida sexual; y los datos biométricos.
  •     Delegatura para la Protección de Datos Personales: Autoridad de protección de datos en Colombia que forma parte de la Superintendencia de Industria y Comercio.
  •     Encargado del Tratamiento. Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realiza el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
  •     Información: Se refiere a un conjunto organizado de datos contenido en cualquier documento que un Responsable o un Encargado del tratamiento genera, obtiene, adquiere, transforma o controla.
  •     Manual General de procesos: Documento que establece el procedimiento para el tratamiento de datos personales al interior del responsable o encargado de la información.
  •     Notaría. Oficina donde el Notario desarrolla sus actividades.
  •     Notario. Persona natural que presta el servicio de notariado y que cuenta con la capacidad de dar fe pública sobre los actos y documentos que conoce en ejercicio de su función.
  •     Oficial de Privacidad. Estructura interna encargada de velar por la implementación efectiva de las políticas y procedimientos adoptados para que el Notario cumpla con la legislación nacional vigente en materia de tratamiento y protección de datos personales.
  •     Política de Privacidad. Documento que informa al titular de la información cual es el tratamiento de los datos personales que el Notario como Responsable del tratamiento recopila en ejercicio de sus funciones.
  •     PQRS. Peticiones, quejas, reclamos y solicitudes presentadas por cualquier persona interesada.
  •     Responsabilidad demostrada: Principio bajo el cual se establece la necesidad de demostrar la implementación de medidas apropiadas y efectivas para cumplir con las obligaciones establecidas en la legislación nacional vigente en materia de protección y tratamiento de datos personales.
  •     Responsable del Tratamiento. Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decide sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los Datos Personales.
  •     Superintendencia de Industria y Comercio: Organismo técnico, de carácter administrativo, adscrito al Ministerio de Comercio, Industria y Turismo.
  •     Superintendencia de Notariado y Registro. Organismo que goza de autonomía administrativa y financiera, con personería jurídica, adscrita al Ministerio de Justicia y del Derecho.
  •     Titular de la información. Persona natural cuyos Datos Personales son objeto de Tratamiento;
  •     Tratamiento. Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
  •     Tratamiento automatizado. Recolección, almacenamiento, uso, acceso, circulación, transferencia, transmisión o supresión de datos personales contenidos en documentos digitales o herramientas tecnológicas.
  •     Tratamiento manual o físico. Recolección, almacenamiento, uso, acceso, circulación, transferencia, transmisión o supresión de datos personales contenidos en documentos físicos.
  •     Transferencia. Se presenta cuando el Responsable del Tratamiento, ubicado en Colombia, envía información personal a un receptor, ubicado dentro o fuera del país, y que a su vez es Responsable del Tratamiento de dicha información.
  •     Transmisión. Se presenta cuando el Responsable del Tratamiento, ubicado dentro o fuera del país, comparte información personal para su tratamiento por parte de Encargado del Tratamiento ubicado dentro o fuera del país.
  1. PRINCIPIOS DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN
  • El tratamiento de datos personales se realiza por parte del Notario respetando las normas generales y especiales sobre la materia y para actividades permitidas por la ley.
  • En el desarrollo, interpretación y aplicación de la presente política, se aplicarán de manera armónica e integral los siguientes principios:
  •     Legalidad: Toda actividad que se realice involucrando datos de carácter personal debe sujetarse a las normas generales y particulares que cobijan las actuaciones tanto de responsables como de encargados de la información.
  •     Finalidad: El tratamiento de datos personales debe obedecer a una finalidad legitima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al titular.
  •        La finalidad de las bases de datos está establecida por la normatividad vigente y las necesidades de operación del Responsable del
  •        Tratamiento y no se usan para fines diferentes a los descritos en la autorización del Titular, en las políticas de privacidad vigentes o aquellos  legalmente autorizados.
  •     Libertad: La información personal en general requiere para su Tratamiento del consentimiento, previo, expreso e informado del titular de la información, a menos que exista una habilitación legal para el mismo. Los datos personales no pueden ser obtenidos o divulgados sin contar con la mencionada autorización, o excepcionalmente, mediando mandato legal o judicial que releve la necesidad del consentimiento.
  •        En el evento que los datos sean recopilados por el Responsable del Tratamiento se deberá informar al Titular de manera clara, suficiente y previa acerca de la finalidad del Tratamiento de la información suministrada y, por tanto, no podrán recopilarse datos sin la clara especificación acerca de la finalidad de los mismos.
  •     Veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
  •        Se deben adoptar medidas razonables para asegurar que los datos sean precisos y suficientes y, cuando así lo solicite el Titular o cuando el Responsable del Tratamiento lo determine, sean actualizados, rectificados o suprimidos de ser procedente.
  •     Transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan;
  •     Acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley. Los Datos Personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la ley;
  •     Seguridad: Implica un manejo de la información con las medidas necesarias para evitar cualquier forma de adulteración, pérdida, consulta, uso o ingreso no autorizado o fraudulento de la misma.
  •     Confidencialidad: Obliga a toda persona vinculada a la recolección, uso o Tratamiento de la información a garantizar la reserva de la misma, autorizando únicamente y de manera excepcional el suministro o comunicación de Datos Personales cuando ello corresponda al desarrollo de actividades autorizadas en la ley y en los términos de la misma.
  1. TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES Y FINALIDAD DEL MISMO

El Notario recopila y trata los datos personales para cumplir las actividades propias de su encargo, en especial las siguientes:

Información de Usuarios de la Notaria:

Prestación de los servicios notariales en calidad de encargado de la Nación para el tratamiento de los datos de recopilados en los procesos de escrituración, registro civil, autenticación, declaraciones extrajudiciales y conciliaciones.

Comunicación en torno al desarrollo y avance de las actividades de los servicios Notariales que han sido solicitados por los usuarios.

Gestiones de contabilización, cobro y pago de los servicios notariales.

Realización de encuestas de satisfacción y percepción sobre los servicios ofrecidos por la Notaria.

Trámite y gestión de las peticiones, quejas, reclamos y consultas de los usuarios y/o ciudadanos.

Preparación y generación de informes reglamentarios u obligatorios para autoridades que los requieran, entre otros, Superintendencia de Notariado y Registro, Registraduría Nacional del Estado Civil, Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, Fiscalía General de la Nación, Superintendencia de Industria y Comercio, que permitan dar cumplimiento a las exigencias legales de la Notaria.

Información de funcionarios y exfuncionarios:

Todas las actividades que permitan el normal desarrollo de la relación laboral.

Desarrollo de procesos de selección, vinculación, inducción y capacitación.

Gestión de actividades de bienestar para los funcionarios y sus familias

Adelantar los procesos de control y auditorías internas y externas.

Información de proveedores:

Gestión de procesos de selección, contratación y control relacionados con los servicios ofrecidos.

Adelantar gestiones de pagos por contraprestación de los servicios contratados.

Información de video vigilancia y biometría:

Se utiliza exclusivamente para fines de seguridad de las personas, los bienes e instalaciones. Esta información puede ser empleada como prueba en cualquier tipo de proceso interno y/o ante autoridades Administrativas o jurisdiccionales.

  1. OBLIGACIONES FRENTE AL TRATAMIENTO Y LA PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

El Notario, en su doble calidad de Responsable y Encargado del Tratamiento de Datos Personales, se encuentra en el deber de cumplir las obligaciones prescritas por la Ley 1581, las cuales se describen a continuación:

Deberes del Notario respecto del titular del dato.

Solicitar y conservar la autorización otorgada por el titular en la medida en que esto sea necesario, al no contar para el Tratamiento con una autorización otorgada por la ley, tal y como ocurre en la prestación de los servicios notariales.

Informar de manera clara y suficiente al titular sobre la finalidad de la recolección de la información y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data, es decir, conocer, actualizar o rectificar sus datos personales.

Informar, a solicitud del titular, sobre el uso dado a sus datos personales.

Tramitar las consultas, peticiones y reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en la presente política.

Deberes del Notario respecto de la información recopilada o tratada

Conservar la información bajo las condiciones de seguridad que sus condiciones físicas, logísticas y económicas le permitan de manera que se impida su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Crear una estructura interna, proporcional a la estructura y tamaño de la Notaria que se encargue de la efectiva implementación de las buenas prácticas para la protección de datos personales en desarrollo de las actividades notariales.

Informarle a la Superintendencia de Industria y Comercio los eventuales incidentes de seguridad que se presenten en el Tratamiento de la información.

Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

Deberes del Notario cuando obra como encargado del tratamiento de datos personales en la prestación de los servicios notariales

Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

Conservar la información bajo las condiciones de seguridad que sus condiciones físicas, logísticas y económicas le permitan de manera que se impida su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos.

Tramitar las consultas, peticiones y reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en la presente política.

Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas por el titular o facultadas por la ley para dicho efecto.

Informarle a la Superintendencia de Industria y comercio los eventuales incidentes de seguridad que se presenten en el Tratamiento de la información.

Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

Deberes del Notario cuando realiza el tratamiento a través de un encargado.

Suministrar al encargado del tratamiento únicamente los datos personales cuyo tratamiento esté previamente autorizado.

Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

Exigir al encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.

  1. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS

El Notario en el desarrollo de sus actividades garantiza el ejercicio de los siguientes derechos de los titulares de los datos:

Conocer, actualizar y rectificar los datos personales. Para el ejercicio de estos derechos será necesario establecer previamente la identificación de la persona para evitar que terceros no autorizados accedan a los datos del titular de la información.

Obtener copia de la autorización, cuando esta haya sido requerida en el curso de actividades que no guardan relación con las funciones notariales de las que el Notario es encargado por designación del Gobierno Nacional, sobre las cuales no se requiere el consentimiento para el Tratamiento de la información.

Atender las consultas y reclamos siguiendo las pautas establecidas en la ley y en la presente política.

Revocar la autorización para el Tratamiento de los datos y/o proceder a su supresión cuando el titular lo solicite a menos que exista un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos de la Notaria.

Dar acceso la información objeto de tratamiento en calidad de Responsable por parte del Notario al menos una vez al mes, previa solicitud para el efecto.

Los derechos aquí establecidos, podrán, de acuerdo con la normatividad vigente en materia de protección de datos personales, ser ejercidos por las siguientes personas:

Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente, de acuerdo con los procedimientos establecidos por parte del Notario.

Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad a través del acta de defunción y el registro civil.

Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.

Las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales.

Quienes cuenten con una orden judicial.

Los sujetos autorizados por la ley.

Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos y lo prueben a través del registro civil del menor o documento judicial que demuestre su calidad.

  1. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS

De acuerdo con la Ley 1581 de 2012, los titulares o demás sujetos autorizados por la ley podrán consultar o presentar reclamos sobre los datos personales recopilados en las bases de datos del Responsable del tratamiento, y/o en relación con el tratamiento realizado por este mismo, mediante los canales dispuestos para el efecto.

Así las cosas, cada Notario designa a una persona o área para dar trámite a las consultas y reclamos, quien debe cumplir con el proceso establecido internamente el cual, sin perjuicio de las demás políticas internas implementadas por el Notario, respetará los términos mínimos establecidos legalmente, a saber:

Consultas:

Las consultas son atendidas en un término máximo de 10 días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de las mismas.

Cuando no es posible atender las consultas dentro de dicho término, se informa al interesado los motivos de la demora y se señala la fecha en que se atenderán sin que esta fecha supere 5 días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Reclamos:

Los reclamos son atendidos en un término máximo de 15 días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de los mismos.

Cuando no sea posible atender los reclamos dentro de dicho término, se informa al interesado los motivos de la demora y se señala la fecha en que se atenderán sin que esta fecha supere 8 días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Si los reclamos resultan incompletos, se requiere al interesado dentro de los 5 días siguientes a la recepción de los mismos solicitando complementarlos con la información faltante.

En caso de que el Notario que recibe el reclamo no sea el Responsable competente para resolver el reclamo presentado, este le da traslado a quien corresponda en un término de 2 días hábiles informándolo a su vez al interesado.

Todas las consultas y/o reclamos, así como las sugerencias que se tengan en torno al servicio prestado por la Notaría podrán ser efectuados a través del buzón de sugerencias dispuesto en las instalaciones de la misma o a través de comunicación escrita o electrónica remitida a la Notaria de acuerdo con los datos de contacto que se presentan en el aparte correspondiente a datos del responsable del Tratamiento.

  1. AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

Siempre que el Notario se encuentre obligado a obtener la autorización para el Tratamiento de los datos por parte del Titular deberá seguir las siguientes instrucciones:

Antes de obtener la autorización debe informar al titular de forma clara y expresa lo siguiente:

El tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad del mismo.

El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y/o adolescentes.

Los derechos que le asisten como titular.

La identificación, dirección física o electrónica y teléfono de la Notaria.

El consentimiento se obtiene generalmente de forma escrita, de manera que se garantice la posibilidad de consulta posterior, sin embargo también podrá otorgarse a partir de conductas inequívocas del Titular que permitan concluir de manera razonable que éste entregó su consentimiento para el tratamiento de su información, como es el caso en que accede a eventos o a las instalaciones de la Notaria, en donde se encuentran publicadas las respectivas autorizaciones o en el caso de medios automatizados, en donde resulta necesario oprimir el botón “acepto” a las políticas de privacidad y autorizaciones para el Tratamiento de los datos, antes poder continuar con la navegación.

En ningún caso, el sólo silencio del Titular podrá considerarse como una conducta inequívoca.

Se encuentran legitimados para otorgar el consentimiento:

El Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición Previsora Seguros.

Los causahabientes del Titular, quienes deberán acreditar tal calidad.

El representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.

  1. INFORMACIÓN PERSONAL DE NATURALEZA SENSIBLE

El Notario únicamente recopila y realiza el tratamiento de información sensible, tanto en su calidad de Responsable como en su calidad de Encargado del tratamiento, en los casos que sea necesario para el adecuado desarrollo de sus actividades y prestación de servicios.

En caso de realizar el tratamiento de datos sensibles, a menos que el mismo se haga en ejercicio de un deber legal, el Notario cuenta siempre con la autorización previa y expresa de su Titular, informando, como mínimo:

Cuales datos de los que se están recopilando son de naturaleza sensible

El tratamiento al cual serán sometidos los datos personales recopilados.

Las finalidades para las cuales los datos personales recopilados serán tratados.

El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que versen sobre este tipo de datos, así como sobre los datos relacionados con niñas, niños y/o adolescentes.

Los derechos que le asisten al titular de la información.

El Notario nunca establece como condición para realizar alguna de sus actividades, o prestar alguno de sus servicios, el suministro de datos personales sensibles, a menos que estos resulten absolutamente necesarios para la actividad o servicio correspondiente, o su entrega sea legalmente obligatoria.

  1. INFORMACIÓN PERSONAL DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES

El Notario únicamente recopila y realiza el tratamiento de información de niños, niñas y adolescentes, tanto en su calidad de Responsable como en su calidad de Encargado del tratamiento, en los casos que sea necesario para el adecuado desarrollo de sus actividades y prestación de servicios, y velando siempre por que dicho tratamiento responda y respete el interés superior del menor de edad y asegure el respecto de sus derechos fundamentales.

En caso de realizar el tratamiento de estos datos, a menos que el mismo se haga en ejercicio de un deber legal, el Notario cuenta siempre con la autorización previa y expresa de su representante legal, informando, como mínimo:

El tratamiento al cual serán sometidos los datos personales recopilados.

Las finalidades para las cuales los datos personales recopilados serán tratados.

El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que versen sobre este tipo de datos.

Los derechos que le asisten al menor de edad como titular de la información.

El Notario nunca establece como condición para realizar alguna de sus actividades, o prestar alguno de sus servicios, el suministro de datos personales de menores de edad, a menos que estos resulten absolutamente necesarios para la actividad o servicio correspondiente, o su entrega sea legalmente obligatoria.

  1. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

Es el doctor Carlos Arturo Serrato Galeano en su calidad de Notario 62 del círculo Notarial de Bogotá, quien ejerce sus funciones a través de la Notaría ubicada en la dirección física que se específica a continuación, teniendo como datos de contacto para notificaciones y el adecuado ejercicio de los derechos de los titulares de los datos personales tratados en ejercicio de sus funciones, los siguientes:

Dirección física           Carrera 24 No. 24 – 18 Bogotá D.C., Colombia.

Correo Electrónico     info@notaria62bogota.com

Teléfono                        57(1) 2975118

  1. NORMATIVIDAD APLICABLE

La Política de Privacidad se rige por las normas vigentes en la República de Colombia y cualquier controversia sobre su contenido o su aplicación deberá ser discutida ante las autoridades competentes colombianas.

Cualquier modificación o cambio sustancial a la Política de Privacidad será comunicado a los titulares de los datos antes de su implementación con una antelación de, al menos, 10 días hábiles.